Tất tần tật thông tin hay về tổng đài nội bộ

Hiện nay, sử dụng tổng đài nội bộ đang là xu hướng liên lạc mới trong phạm vi doanh nghiệp. Hầu hết họ đều nhận thấy tầm quan trọng của tổng đài này đem lại. Đặc biệt là giúp việc giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các bộ phận phòng ban trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn. Vậy tổng đài nội bộ là gì và nó chức năng như thế nào, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

Tất tần tật thông tin hay về tổng đài nội bộ

Khái niệm về tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ hay PBX là hệ thống chuyển mạch riêng sử dụng trong phạm vi của một doanh nghiệp. Hệ thống này giúp thiết bị đầu cuối có thể liên lạc với nhau và gọi ra ở trên các đường thuê bao của nhà cung cấp mạng điện thoại như VNPT, Viettel…

Sự ra đời của tổng đài này là một bước ngoặt to lớn trong sự phát triển công nghệ. Nó mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, tối ưu bảo mật và đảm bảo việc truyền tải thông tin giữa các nhân viên được nhanh chóng hơn. 

Chức năng của tổng đài nội bộ 

Theo thống kê, nhu cầu giao tiếp, trao đổi thông tin qua điện thoại ở công ty rất là lớn. Do đó, nếu nhân viên gọi theo cước phí điện thoại thì chắc chắn mỗi tháng, doanh nghiệp phải chi trả một số tiền rất là lớn. 

Thấu hiểu nỗi bận tâm của các doanh nghiệp, giải pháp hệ thống tổng đài nội bộ đã ra đời và ngày càng được mọi người tin dùng. Chức năng của tổng đài này là “Liên lạc nội bộ miễn phí, cố định và linh hoạt”. 

Thể hiện qua nhân viên có thể gọi điện miễn phí giữa các phòng ban, giao tiếp với khách hàng. Từ đó giúp truyền tải thông tin nhanh chóng để công việc thực hiện hiệu quả và tăng năng suất hơn. 

Tất tần tật thông tin hay về tổng đài nội bộ

Ngoài ra, tổng đài điện thoại nội bộ còn bảo mật thông tin cuộc gọi, tích hợp VoIP để liên kết chi nhánh, văn phòng của công ty với nhau. Tích hợp lời chào, cài đặt kịch bản đổ chuông và quản lý lịch sử cuộc gọi cá nhân hiệu quả.

Những ai cần sử dụng tổng đài nội bộ 

  • Các công ty, trường học, khách sạn… có nhu cầu trao đổi thông tin liên lạc qua điện thoại với nhân viên, khách hàng. 
  • Doanh nghiệp có quy mô kinh doanh rộng, nhiều chi nhánh và muốn liên lạc nội bộ với nhau.
  • Doanh nghiệp cần tổng đài hỗ trợ việc bán hàng trực tuyến
  • Doanh nghiệp cần quản lý lịch sử cuộc gọi của nhân viên và can thiệp cuộc gọi khi cần thiết. Doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ và yêu cầu bảo mật cao. 
  • Doanh nghiệp cần tổng đài để thực hiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng truy vấn thông tin. 

Các vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm khi thiết lập tổng đài nội bộ 

Để chọn tổng đài thích hợp, doanh nghiệp cần xác định các vấn đề sau: 

  • Nên chọn công nghệ Analog cũ hay IP mới
  • Mục đích sử dụng tổng đài của doanh nghiệp mình là gì?
  • Sắp xếp người sử dụng trong nhóm COS, UCD hay Account Code.
  • Cuộc gọi đến thông qua hệ thống trả lời nào?
  • Sử dụng theo giờ dịch vụ hay hotline
  • Chi tiết cuộc gọi qua máy in hay là tính cước…
Tất tần tật thông tin hay về tổng đài nội bộ

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng đài nội bộ. Đây là hệ thống giao tiếp sở hữu rất nhiều ưu điểm vượt trội và xứng đáng để các doanh nghiệp đầu tư trong thời đại công nghệ 4.0. Tin rằng hệ thống tổng đài điện thoại này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tốt việc kết nối, trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong công ty và tăng năng suất làm việc hơn.